MICROSOFT OFFICE ACCESS 2007

Diringkasi Oleh : Timothy Z. XI.TI

Informasi Yang Didapat Dari :

- Buku        : Be Smart, Be Professional with Microsoft Office 2007
- Penerbit    : Informatika Bandung
- Penyusun    : Cato Chandra, S.Kom dan Ir. Teddy Marcus Zakaria, M.T

Ringkasan Yang Diambil Dari :

Daftar Isi..................................................................
Bab 6 Microsoft Office
6.1    Pengenalan Microsoft Access 2007
6.2    Database
6.2.1 Membuat Data Base
6.2.2 Membuat Table
6.2.3 Menyetting Tabel
6.2.4 Tipe Data
6.2.5 Properti dari Field
         6.2.5.1 Field Size
         6.2.5.2 Field Format
         6.2.5.3 Decimal Places
         6.2.5.4 Input Mask
         6.2.5.5 Caption
         6.2.5.6 Default Value
         6.2.5.7 Validation Rule
         6.2.5.8 Required
         6.2.5.9 Indexed
               6.2.6 Membuat Tabel Baru
               6.2.7 Membuat Relationship Antar-Tabel
6.3    Menu View
    6.3.1 Query
            6.3.1.1 Jenis Query
            6.3.1.2 Menambahkan Field
            6.3.1.3 Mendefinisikan Calculated Field
            6.3.1.4 Mendefinisikan Judul Kolom
                (Column Heading)
           6.3.1.5 Mengubah Urutan Field
           6.3.1.6 Menyimpan Dan Menutup Query
           6.3.1.7 Menjalankan Sebuah Query
           6.3.1.8 Modifikasi Design Query
           6.3.1.9 Mengurutkan Data (Ordering Rows)

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------
6.1 Pengenalan Microsoft Access 2007

Microsoft Access 2007 sangat mudah dipelajari dan dipahami. Dengan Microsoft Access kita dapat membuat Database, membuat dan merelasikan Tabel, Query, membuat form, membuat Report, membuat marco, dan switchboard dengan mudah dan singkat. Microsoft Office Access 2007 memiliki fitur yang baik untuk pengelolaan (insert, update, delete), pencarian, pencetakan suatu informasi secara cepat dan akurat.

Untuk menjalankan Microsoft Access 2007 dapat melakukannnya dengan langkah seperti berikut :
Start > All Programs > Microsoft Office > Microsoft Access 2007


6.2 Database
6.2.1 Membuat Database

Klik Blank Database > Isikan Nama Database Nya > Setelah itu tekan tombol Create untuk membuat Database.


6.2.2 Membuat Table

Klik View untuk mendesign table. Maka Access akan meminta table tersebut untuk di-save > Ganti nama “Tabel 1” menjadi “Karyawan” > Setelah itu tekan OK


6.2.3 Menyetting Tabel

“Default Value” berfungsi untuk mengotomatiskan pengisian dengan nilai data yang sudah ditentukkan.


6.2.4 Tipe Data

Ada beberapa jenis tipe data di dalam Microsoft Access 2007, yaitu :

1. Text : menampung data berbentuk teks,
2. Memo : menampung data berbentuk teks yang panjang
3. Number : menampung data berbentuk angka (Long integer, Single, Doble,…)
4. Currency : menampung data berbentuk angka (uang)
5. Autonumber : menampung data yang secara otomatis bertambah nilainya
6. Yes/No : menampung data Yes/No
7. OLE Object : menampung data nilai object OLE



6.2.5 Properti dari Field

Setiap field (kolom) pada sebuah table memiliki karakteristik berbeda. Untuk itu, perlu diatur property dari setiap field tersebut pada bagian tab General seperti field size Format dsb dan Lookup.

Penjelasan properti pada Tab General sbb:

6.2.5.1 Field Size

Untuk data berbentuk Text, merupakan kumpulan karakter dengan nilai Default 50, maksimumnya 225.
Untuk data berbentuk Numeric, ada beberapa pilihan yaitu :
- Byte        - Simple
- Integer    - Double
- long Integer    - Replication ID
- Single    - Decimal

6.2.5.2 Field Format

Properti Ini digunakan untuk mengatur tampilan di layer atau dalam laporan. Properti ini berfungsi untuk semua tipe data kecuali OLE, Object, dan AutoNumeric.

Untuk Field Numeric dan Currency ada beberapa pilihan :
- General Number : tampilan umum untuk angka
- Currency : tampilan angka dengan pemisah ribuan dan didahului symbol matau uang
- Euro : menggunakan format uang euro
- Fixed : tanda pemisah ribuan
- Standart : ada pemisah ribuan
- Percent : nilai dalam bentuk persen (%)
- Scientific : nilai angka dengan notasi

Untuk Field Date/Time ada beberapa pilihan :
- General Date : hanya tanggal tanpa jam, jam tanpa tanggal, atau jam dan tanggal
- Long Date : hari disertai tanggal
- Medium Date : tanggal dimana bulan hanya 3 karakter pertama
- Short Date : hari dan bulan masing-masing 2 digit
- Long time : format jam normal
- Medium Time : format jam dalam PM atau AM
- Short time : format jam tanpa detik

Untuk Field Yes/No bias berupa Yes/No, True/False, dan On/Off.
- Yes, True dan On Diwakili oleh Yes, dan No, false, off diwakili oleh No



6.2.5.3 Decimal Places

Mengatur jumlah decimal untuk tipe data Numeric dan Currency.

6.2.5.4 Input Mask

Digunakan untuk mengontrol input data sehingga input data menjadi mudah dan hanya nilai tertentu yang diperoleh masuk.

6.2.5.5 Caption

Digunakan untuk menampillkan judul field.

6.2.5.6 Default Value

Nilai Default yang secara otomtis disimpan bila nilai tidak diisikan.

6.2.5.7 Validation Rule

Properti ini digunakan untuk mengontrol data masukan menurut criteria tertentu.

6.2.5.8 Required

Properti bernilai Yes, maka pengguna diharuskan mengisi field tersebut (tidak boleh kosong) Properti ini dapat digunakan untuk semua field kecuali Autonumber.

6.2.5.9 Indexed

Properti ini digunakan untuk mengatur field index. Index digunakan untuk mempercepat proses pencarian/query pada data yang memerlukan keterurutan.

6.2.6 Membuat Tabel Baru

Untuk membuat table baru, klik “Create”, kemudian “Table” > Kemudian lakukan kembali seperti langkah 1.


6.2.7 Membuat Relationship Antar-Table

Untuk membuat “Relationship”, klik “Database Tools” > kemudian klik “Relationship”.

Bila Relationship belum dibuat maka secara otomatis Access akan membuka daftar    table > Pilih table mana saja yang ingin dibuat Relationship > Tekan Add untuk memasukkan tabelnya > Tabel akan tampil di dalam tab Relationship > Geser NIK
(Karyawan) ke NIK (kehadiran) > Pada saat geser maka akan keluar menu edit Relationship > Tekan Create untuk membua Relationship.

6.3 Menu View
6.3.1 Query

Pada bagian ini kita akan membahas bagaimana membuat query dan menggunakan query tersebut untuk pengelolaan/ pencarian/ pengurutan data pada table. Query adalah sebuah object di dalam database (mirip table). Melalui query ini kita dapat sekedar menampilkan data (sebagian/seluruh), mengubah atau menyusun menurut aturan tertentu, bahkan dengan query kita bisa menyajikan informasi hasil gabungan beberapa table.

6.3.1.1 Jenis Query

Ada beberapa jenis query yaitu :
- Selecy Queries, query ini menampilkan astrak data atau seluruh data. Data yang ditampilkan bisa dipilih sesuai criteria tertentu.
- Action Queries, query ini digunakan untuk melakukan delete, update, insert data, dan create table baru.
-Crosstab Queries, query ini digunakan untuk mengkalkulasikan atau restrukturisasi data untuk keperluan analisis.

Untuk membuah sebuah Query berikut langkahnya :
Klik Create > Klik “Query Design”

6.3.1.2 Menambahkan Field

Untuk menambahkan field baru pada QBE grid, ada beberapa cara:
- klik ganda pada field table yang muncul dibagian atas QBE
- Lakukan drag & drop dari field table ke grid field
- Klik pad grid field, maka akan muncul drop down list yang  berisi field-field yang ada di table tersebut.
- Menetikkan nama field secara langsung di field grid.

6.3.1.3 Mendefinisikan Calculated Field

Calculated Field adalah field hasil perhitungan dari sebuah ekspresi

6.3.1.4 mendefinisikan Judul Kolom (Column Heading)

Judul kolom biasanya sesuai dengan nama field, namun kita dapat mengubahnya agar hasil query lebih mudah di baca.

6.3.1.5 Mengubah Urutan Field

Jika ingin merubah urutan field, dapat dilakukan dengan drag & drop pada kolom field yang akan dipindahkan
6.3.1.6 Menyimpan dan Menutup Query

Untuk menyimpan Query dapa dilakukan :

Klik Tombol Save pada Toolbar > Memilih menu field save

Bila  query belum diberi nama maka akan muncul dialog pemberian nama query, untuk mentup query klik tanda Close.

6.3.1.7 Menjalankan Sebuah Query

Untuk menjalankan query, dapat dilakukan beberapa cara :
- Dari Database Window : pilih query nya lalu klik tombol open
- Dari Design View : klik tombol run pada toolbara atau
- Plih select Query, klik tombol Datasheet view

6.3.1.8 Modifikasi Design Query

Untuk modifikasi query, pilih nama query yang diinginkan, kemudian tekan tombol

6.3.1.9 Mengurutkan Data (Ordering Rows)

Untuk mengurutkan data (rows), kita dapat mengisi pada baris sort pada QBE grid. Klik pada field dibaris sort tersebut dan akan muncul Drop Down List. Pilih Ascending jika ingin mengurutkan dari kecil ke besar, Descending untuk mengurutkan dari besar  ke kecil. Kosongkan jika field tersebut tidak ingin diurutkan.

Kita juga dapat mengurutkan gabungan beberapa field. Caranya sama dengan memilih Ascending/Descending untuk field lainnya. Contoh Ascending field state dan Descending untuk field city.